The Write Way Podcast Folge 12: Buch-Projektmanagement – das auch noch?
Moni: Wir sind schon wieder in der nächsten Folge unseres Podcasts, in der Folge 12, zum Thema Buchprojektmanagement. Das auch noch. Das heißt, zum Schreiben auch noch Projektmanagement. Wir werden uns anschauen, was Projektmanagement überhaupt ist und warum man das für ein Buchprojekt brauchen könnte, wie es funktioniert und warum wir Ghostwriter das auch machen. Und dann schauen wir uns auch noch mein Lieblingsthema an, das Risikomanagement.
Lisa: Okay, aber fangen wir einmal ganz von vorne an. Was zum Geier ist Projektmanagement und wieso braucht man das für ein Buch? Erklär das einmal.
Moni: Also wir haben ja schon gehört, dass ein Buchprojekt ein Riesending ist und Projektmanagement soll dabei unterstützen, dieses Buchprojekt von Anfang an im Griff zu haben. Also hinsichtlich der Planung. Was brauche ich? Was muss ich machen? Was muss ich wann machen? Wem brauche ich dafür? Das heißt, ich kann dieses riesige Trumm an Projekt auf kleine Schritte oder To-dos runterbrechen. Das nennt man dann Arbeitspakete. Und auch Meilensteine fixieren. Meilensteine sind super wichtige Deadlines, zu denen etwas erreicht sein muss. Ein klassisches Arbeitspaket im Buchprojekt wäre zum Beispiel das Manuskript schreiben, Feedback vom Kunden einholen, wenn ich jetzt Ghostwriter bin, und so weiter. Ein anderer Meilenstein wäre zum Beispiel, das Manuskript ist fertiggestellt, das Manuskript ist fertig lektoriert und so weiter.
Lisa: Okay, damit sind wir eh schon mitten im Thema, wie es dann beim Buchprojekt funktioniert. Aber kannst du das noch ein bisschen genauer erklären und noch ein bisschen mehr sagen, wozu das eigentlich gut ist?
Moni: So ein riesiges Projekt birgt das Risiko, dass man einfach Dinge vergisst. Dass man vergisst, Dinge zu tun, dass man vergisst, Dinge rechtzeitig zu tun, dass man vergisst, Personen wie Lektorinnen, Grafiker usw. zu involvieren, rechtzeitig zu fragen, ob die Zeit haben.
Das heißt, am Ende steht ein riesiges Ziel: das fertige Buch. Und um da nichts zu übersehen, wendet man eine Salami-Taktik an und teilt eben dieses Riesending in kleine Schritte, um einerseits einen Überblick zu haben, wer muss bis wann was machen und andererseits, um diese einzelnen To-Dos dann wirklich zu machen und abzuhaken.
Lisa: Okay, und gibt es da außer der Planung noch mehr, was da dazugehört?
Moni: Teil der Planung ist auch die Finanzierung. Wenn du mit einem Ghostwriter schreibst, ist das sowieso ein Thema. Das heißt, du wirst den Ghostwriter bezahlen, aber auch wenn du wirklich ganz allein schreibst, wirst du einen Lektor / eine Lektorin brauchen, wirst du einen Grafiker / eine Grafikerin brauchen, außer du hast einen Verlag, der das alles übernimmt. Aber dann fallen vielleicht trotzdem Marketingkosten an. Welche Kosten auch immer. Das heißt, man überlegt sich bei der Projektplanung, also bevor man eigentlich loslegt, schon: Was muss gemacht werden und wo muss ich wie viel Geld investieren? Einfach um zu vermeiden, dass man dann mittendrin draufkommt: Das ist zwar schön, jetzt habe ich ein Manuskript, aber ich habe niemanden, der es lektoriert, weil ich habe nicht daran gedacht, dass das was kostet. Wir als Ghostwriter machen das natürlich ganz penibel, wenn wir so komplette Buchprojekte managen.
Weil natürlich da viele Kosten und unterschiedliche Menschen zusammenkommen und wir das alles im Angebot schon an unsere Kunden und Kundinnen einplanen müssen.
Lisa: Das heißt, wir wissen von Anfang an, mit welchen Kosten zu rechnen ist. Ja, das ist richtig. Ich mache es ja mittlerweile wirklich so, dass ich für jedes Buch in einem Projektmanagement-Tool meines Vertrauens – danke übrigens Moni dafür – das Projekt anlege, indem ich jeden einzelnen Schritt eintrage.
Nämlich einerseits die groben Schritte, die immer gleich sind und andererseits die Feinheiten, nachdem ich ja an mehreren Projekten gleichzeitig arbeite, dass ich mich selbst immer wieder täglich daran erinnere, mach da weiter, mach dort weiter, was ist zu tun. Außerdem kommen da natürlich auch die Zahlungspläne ein; die meisten meiner Kunden und Kundinnen zahlen zu meinem großen Glück in Teilbeträgen.
Aber auch Sachen wie Autorenprofil anlegen, wenn nötig und gewünscht, Social Media-Postings, es stehen Deadlines drinnen, und gerade, wenn es sich eben um ein zeitkritisches Projekt handelt, weil es vielleicht darum geht, dass am Ende eine Firmenfeier steht oder ein Geburtstag oder keine Ahnung, eine Lesung geplant ist. Da kommt bei mir wirklich alles rein und so habe ich das Gefühl, dass ich die Kontrolle habe über das Projekt.
Moni: Und das ist super, weil ein ganz, ganz wichtiger Bestandteil des Projektmanagements ist auch das Projektcontrolling. Also immer wieder regelmäßig zu schauen, bin ich noch im Plan. Einerseits im Zeitplan: Ist alles schon erledigt, was erledigt sein soll? Gibt es irgendwo Verzögerungen? Aber auch im finanziellen Plan, und: Stehen auch noch alle Personen, die ich da eingeplant habe, zur Verfügung?
Es ist nämlich so, gerade bei uns auch, nicht nur bei uns Ghostwritern, sondern generell, das Leben kommt dazwischen.
Es verzögern sich die Schritte, die man machen möchte und die Deadlines verschieben sich. Wenn ich jetzt aber schon, egal ob du als Autor / Autorin oder als Ghostwriter, wenn man da schon die Lektorin zum Beispiel für einen bestimmten Zeitpunkt eingeplant hat und der das auch schon gesagt hat, weil man der Meinung war, bis dahin ist das Manuskript locker fertig und man sieht, es geht sich nicht aus, dann ist es hilfreich, das rechtzeitig zu sagen, weil sie muss sich ihre Zeit ja auch einteilen. Das heißt, ich muss auch klären:
Wann ist mein Manuskript wirklich fertig und ist sie dann überhaupt noch verfügbar? Weil vielleicht hat sie dann einen anderen großen Auftrag.
Was ich vorher noch sagen wollte, bevor wir zum Risikomanagement gehen, nämlich was die Deadlines betrifft, also ich kann euch beruhigen; ich kenne kein Projekt, bei dem das Soll-Datum, also sprich die geplante Deadline, mit dem tatsächlichen Ist-Datum, also sprich mit der tatsächlichen Deadline übereinstimmen.
Lisa: Oh ja, eins haben wir einmal gehabt, voriges Jahr.
Moni: Ja, stimmt. Also von 150 Projekten ein einziges, wo wirklich alles genau auf Punkt war. Ja, aber das ist jetzt nicht nur bei Buchprojekten so, das ist generell. Also Riesenprojekte sind halt einfach ein riesiger Aufwand und da kann sich einfach schnell irgendwas verzögern. Deswegen ist es auch immer gut, wenn man da Zeitpuffer einplant. Da sind wir jetzt dann wirklich schon im Risikomanagement.
Lisa: Vorher möchte ich noch kurz auf das Qualitätsmanagement eingehen, weil das einfach auch ein Teil vom Projektmanagement ist. Wir als Ghostwriter, wenn wir ein komplettes Buchprojekt betreuen, dann achten wir darauf, dass wir nur mit Menschen zusammenarbeiten, die wirklich Profis sind, die wissen, was sie tun, nämlich vor allem auch in Bezug auf Bücher. Nicht jeder Grafiker kann ein Buch layouten. Nicht jede Lektorin kann jedes Buch lektorieren oder kommt mit jedem Thema zurecht.
Und jetzt frage ich dich nach dem Risikomanagement. Was mache ich denn – ich weiß natürlich, aber ich tue jetzt so, als wenn ich es nicht wüsste –, wenn ich zum Beispiel eine Deadline nicht einhalten kann oder das Manuskript doch länger wird als eigentlich geplant?
Moni: Zuerst muss man mal sagen, was ist ein Risiko überhaupt? Ein Risiko ist ein Problem, das auftreten kann. Es ist aber noch nicht aufgetreten. Das heißt, wenn ich in einem bestimmten Bereich unterwegs bin, so wie wir im Schreiben von Büchern, dann weiß ich meistens schon vorab, welche Risiken gibt es denn überhaupt. Also wie, irgendjemand fällt aus, das Feedback vom Kunden oder von der Kundin kommt nicht so schnell, wie ich geplant habe, man ist selber krank, es verzögern sich Dinge.
Das heißt, da überlege ich mir vorher nicht nur, welche Risiken es gibt, sondern auch, wie wahrscheinlich ist es, dass dieses Risiko eintritt, weil alles kann man eh nie abdecken. Das sage ich als eine, die gerne alles versichert. Und dann schaue ich mir auch an, wenn dieses Risiko eintritt, also wirklich zu einem Problem wird, wie schlimm ist das für das Projekt?
Hat es hohe finanzielle Auswirkungen, stellt es einen Imageschaden dar und so weiter? Und dann kümmere ich mich primär um die Risiken, die halt sehr wahrscheinlich auftreten und die auch wirklich brutale Auswirkungen haben.
Lisa: Und da gibt es ja doch einige beim Buchprojekt, die auftreten können. Es kann einfach unglaublich viel schief gehen.
Moni: Je größer das Projekt, umso mehr Risiken und potenzielle Probleme gibt es. Wie gesagt, es sind mehrere Leute involviert, da kann überall was passieren. Das Leben kommt dazwischen, zeitliche Verzögerungen sind Risiko Nummer eins, würde ich sagen, aus welchem Grund auch immer.
Wie machst du das als Ghostwriter?
Lisa: Um die Risiken von vornherein zu erkennen, ich würde nicht sagen zu minimieren, weil das kann man eh nicht wirklich, mache ich ein sehr, sehr langes Vorgespräch. Bei mir gibt es am Anfang ja diesen berühmt-berüchtigten Zielworkshop, wo ich versuche, schon ein bisschen ein Gefühl für mein Gegenüber zu kriegen. Wie viel Kontrolle ist notwendig und erwünscht? Manche Kunden und Kundinnen sind Selbstläufer. Die schauen auf ihre Termine – wie eben diese eine Person, die komplett mit allem innerhalb der Deadlines war, die schauen auf ihre Termine, die haben das im Griff, die stupsen sogar mich, wie schaut es aus, sind wir schon und so weiter und so weiter. Und die anderen muss halt ich immer wieder einmal stupsen. Das spürt man am meisten schon ganz am Anfang recht gut.
Moni: Wenn du selber schreibst, unterschätze niemals die Zeit, die du investierst, das Lektorat, das Einarbeiten, das Layout und so weiter. Und nimm alle Hilfe in Anspruch, die du kriegen kannst. Du hast ganz viel Zeit und Liebe und wahrscheinlich zu dem Zeitpunkt auch schon Geld investiert – werde jetzt nicht schludrig! Schau darauf, dass du wirklich diese Schritte genau checkst, um das Eintreffen dieser Risiken überhaupt einmal zu minimieren.
Lisa: Ja, da habe ich zum Beispiel ein Beispiel, wenn ich darf. Ich habe vor ein paar Wochen eine Anfrage gehabt von einer an sich recht netten Dame, die der Ansicht war, sie hätte ihr Buch gern in drei Monaten fixfertig in der Hand.
Moni: Also so voll gedruckt und so?
Lisa: Voll gedruckt in der Hand. Für ein Event, sagen wir mal so.
Moni: Und komplett neu geschrieben?
Lisa: Natürlich, von null.
Moni: Mit Lektorat?
Lisa: Mit Lektorat.
Moni: Und Layout?
Lisa: Ja, sie hat mir erklärt, es geht sich locker aus. Ich habe gesagt, ja gerne, aber nicht mit mir, weil mir das zu viele Risiken sind. Es mag sich vielleicht rein theoretisch ausgehen, wenn ich sonst nichts zu tun habe, nur da gibt es keine Qualitätskontrolle mehr. Und da bin ich dann auch wirklich so hart, dass ich sage, sorry, aber es geht nicht.
Moni: Stichwort Pufferzeiten, also eine der wichtigsten Maßnahmen im Buchprojekt oder in jedem Projekt, ist es, Pufferzeiten für jeden Schritt einzubauen. Nur weil ich jetzt glaube, dass ich mein erstes Kapitel in einer Woche fertig habe, heißt das nicht, dass das so ist. Es kann passieren, dass mir nichts einfällt, dass ich eine Schreibblockade habe, dass mein Job so anstrengend ist, dass ich nicht zum Schreiben komme. Dass der Hund Durchfall hat, dass ein Kind krank wird, dass ich mir die Finger breche, dass mir die Decke am Kopf fällt. Wir planen für jeden Schritt, wurscht, ob es das Schreiben des Manuskripts ist, das Lektorat, das Layout, immer Pufferzeiten einbauen.
Es kann auch passieren zum Beispiel, dass ein Kooperationspartner aussteigt aus dem Projekt, weil er hört mit der Selbstständigkeit auf, ist krank, was auch immer. Das heißt, auch hier wäre natürlich die Deadline in Gefahr, da schauen wir immer, dass wir in unserem Netzwerk Alternativkontakte haben.
Ich habe vorher gesagt Schreibblockade. Ich kenne kaum jemanden, der nicht mindestens schon einmal von einer Schreibblockade überrollt wurde. Auch hier bedeutet das, die Deadline ist in Gefahr. Was kann man da tun? Auch hier kann man vorab schon schauen, wer könnte mich unterstützen, wenn ich eine Schreibblockade habe. Hilft es mir, mit anderen zu schreiben? Hilft es mir, wenn ich einfach mit jemandem darüber rede? Hilft es mir, zu schauen, was ist überhaupt der Grund für meine Schreibblockade. Das kann nämlich durchaus wichtig sein, denn nicht jede Schreibblockade ist mit den gleichen Mitteln behandelbar.
Lisa: Das schauen wir uns aber eh noch in einer späteren Folge genau an.
Moni: Das schauen wir uns ganz genau an. Aber ja, auch wir als Ghostwriter, wenn vom Kunden oder von der Kundin, weil halt bei der auch etwas dazwischengekommen ist, das Feedback länger braucht als gedacht, ist wieder die Deadline in Gefahr. Es würde bedeuten, dass alle anderen, die beteiligt sind, einen Zeitdruck haben, eben Pufferzeiten einplanen.
Lisa: Ja, es kann allerdings auch passieren, dass ein Kunde oder eine Kundin auf einmal zu zahlen aufhört. Aus welchen Gründen auch immer.
Moni: Dafür haben wir allgemeine Geschäftsbedingungen und Verträge und Auftragsbestätigungen und all diese grauslichen rechtlichen Dinge. Aber auch das sind natürlich Maßnahmen, mit denen man Risiken, in dem Fall einen finanziellen Ausfall für uns, minimieren kann.
Lisa: Genau. Das heißt, haben wir noch ein Fazit?
Moni: Wir haben ein Fazit. Zusammenfassend kann man sagen, es ist schon sinnvoll, bei einem Buchprojekt auch Projektmanagement zu machen. Wir als Ghostwriter machen es mit allem Drum und Dran. Wenn du als Autor / Autorin allein unterwegs bist, muss es vielleicht jetzt nicht in all diesen einzelnen Schritten sein, aber so im Großen und Ganzen einfach mal zu schauen, was plane ich denn, wann soll was fertig sein, damit du einen Überblick hast. Und einfach alle diese nötigen Schritte und Zusammenhänge auch im Blick hast und nicht wichtige Dinge übersiehst, vor allem Deadlines. Und auch immer laufend schaust, dass du da noch im Zeitplan oder auch im finanziellen Plan bist. Und wenn man sich dann noch so überlegt, welche Risiken gibt es und entsprechende Maßnahmen trifft, dann sollte eigentlich nichts mehr schief gehen.
Lisa: Was macht man, wenn man sagt, Projektmanagement geht gar nicht?
Moni: Dann kann man sich immer noch Unterstützung holen.
Lisa: Zum Beispiel bei uns. Eigenwerbung aus. Also viel Spaß beim Buchprojekt planen. Und tschüss.
